การจดทะเบียนบริษัทเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการดำเนินกิจการในรูปแบบนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขายสินค้า ธุรกิจบริการ ธุรกิจออนไลน์ รับเหมา ร้านค้า หรือธุรกิจ SME ทั่วไป
หลายคนเข้าใจว่าการจดทะเบียนบริษัทมีเพียงการตั้งชื่อบริษัทและยื่นเอกสารกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง ยังมีข้อมูลและเอกสารหลายอย่างที่ต้องเตรียมให้ครบก่อนยื่นจดทะเบียน
บทความนี้ ACBEST สรุปให้ว่า จดทะเบียนบริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง และเจ้าของกิจการควรรู้อะไรก่อนเริ่มจดบริษัท
1. ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนจดทะเบียนบริษัท
ก่อนเตรียมเอกสาร เจ้าของกิจการควรสรุปข้อมูลพื้นฐานของบริษัทให้ชัดเจนก่อน เพราะข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ในการยื่นจดทะเบียนและจัดทำเอกสารประกอบบริษัท
ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่
- ชื่อบริษัท
- วัตถุประสงค์ของบริษัท
- ทุนจดทะเบียน
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- รายชื่อกรรมการ
- อำนาจกรรมการ
- ที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- เบอร์โทรศัพท์และอีเมลของบริษัท
การเตรียมข้อมูลให้ครบตั้งแต่แรกจะช่วยลดปัญหาเอกสารไม่ครบ ชื่อบริษัทใช้ไม่ได้ หรือข้อมูลไม่ตรงกันในขั้นตอนยื่นจดทะเบียน
2. ชื่อบริษัท
ชื่อบริษัทเป็นข้อมูลแรกที่ควรเตรียม เจ้าของกิจการควรเตรียมชื่อไว้มากกว่า 1 ชื่อ เผื่อชื่อที่ต้องการใช้ซ้ำ คล้าย หรือขัดกับหลักเกณฑ์การตั้งชื่อนิติบุคคล
ตัวอย่างรูปแบบชื่อบริษัท:
- บริษัท ตัวอย่าง จำกัด
- Example Co., Ltd.
ชื่อบริษัทควรอ่านง่าย จำง่าย และสื่อถึงธุรกิจหรือภาพลักษณ์ที่ต้องการในระยะยาว เพราะชื่อนี้จะถูกใช้ในหนังสือรับรองบริษัท ใบกำกับภาษี สัญญา เอกสารธนาคาร และเอกสารทางราชการต่าง ๆ
3. วัตถุประสงค์ของบริษัท
วัตถุประสงค์ของบริษัทคือรายละเอียดว่าบริษัทจะประกอบธุรกิจอะไร เช่น
- จำหน่ายสินค้า
- ให้บริการ
- รับเหมา
- ให้คำปรึกษา
- ธุรกิจออนไลน์
- นำเข้าและส่งออก
- ให้บริการด้านบัญชี ภาษี หรือธุรกิจเฉพาะทาง
การกำหนดวัตถุประสงค์ควรเขียนให้ครอบคลุมธุรกิจหลัก และเผื่อธุรกิจที่อาจทำเพิ่มเติมในอนาคต แต่ไม่ควรกว้างเกินไปจนไม่สอดคล้องกับกิจการจริง
4. ทุนจดทะเบียน
ทุนจดทะเบียนคือจำนวนเงินทุนที่ผู้ถือหุ้นตกลงลงทุนในบริษัท โดยต้องกำหนดจำนวนหุ้น มูลค่าหุ้น และจำนวนเงินที่เรียกชำระค่าหุ้น
สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนกำหนดทุนจดทะเบียน ได้แก่
- ขนาดของธุรกิจ
- เงินทุนที่ต้องใช้เริ่มต้น
- ความน่าเชื่อถือในการติดต่อคู่ค้า
- เงื่อนไขของงานหรือสัญญาที่บริษัทจะรับ
- แผนการขอสินเชื่อหรือเปิดบัญชีธนาคารในอนาคต
สำหรับธุรกิจ SME ทั่วไป ไม่จำเป็นต้องตั้งทุนจดทะเบียนสูงเกินความจำเป็น แต่ควรตั้งให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจและแผนการดำเนินงาน
5. รายชื่อผู้ถือหุ้น
บริษัทจำกัดต้องมีผู้ถือหุ้น และต้องระบุข้อมูลของผู้ถือหุ้นแต่ละรายให้ครบถ้วน เช่น
- ชื่อ-นามสกุล
- ที่อยู่
- สัญชาติ
- อาชีพ
- เลขบัตรประชาชนหรือเอกสารประจำตัว
- จำนวนหุ้นที่ถือ
- มูลค่าหุ้นที่ถือ
ข้อมูลผู้ถือหุ้นมีความสำคัญ เพราะเกี่ยวข้องกับโครงสร้างความเป็นเจ้าของบริษัท สิทธิในการออกเสียง และการจัดทำบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัท
6. รายชื่อกรรมการและอำนาจกรรมการ
กรรมการคือบุคคลที่มีอำนาจบริหารและลงนามแทนบริษัท เจ้าของกิจการต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าใครเป็นกรรมการบริษัท และกรรมการมีอำนาจลงนามอย่างไร
ตัวอย่างการกำหนดอำนาจกรรมการ:
- กรรมการหนึ่งคนลงลายมือชื่อได้
- กรรมการสองคนลงลายมือชื่อร่วมกัน
- กรรมการลงลายมือชื่อพร้อมประทับตราบริษัท
- กรรมการคนใดคนหนึ่งลงนามได้เฉพาะบางกรณี
การกำหนดอำนาจกรรมการควรพิจารณาให้เหมาะกับโครงสร้างเจ้าของธุรกิจ เพราะมีผลต่อการทำสัญญา เปิดบัญชีธนาคาร ออกเอกสาร และติดต่อหน่วยงานต่าง ๆ ในนามบริษัท
7. ที่ตั้งสำนักงานใหญ่
การจดทะเบียนบริษัทต้องมีที่ตั้งสำนักงานใหญ่ โดยควรเตรียมข้อมูลให้ครบ เช่น
- ที่อยู่สำนักงานใหญ่
- เลขรหัสประจำบ้าน
- เบอร์โทรศัพท์
- อีเมลบริษัท
- เว็บไซต์หรือช่องทางออนไลน์ของบริษัท ถ้ามี
หากใช้บ้าน อาคารพาณิชย์ หรือสำนักงานเช่าเป็นที่ตั้งบริษัท ควรตรวจสอบก่อนว่าสถานที่นั้นสามารถใช้เป็นที่ตั้งบริษัทได้หรือไม่ และมีเอกสารประกอบครบถ้วนหรือไม่
เอกสารเกี่ยวกับสถานที่ที่อาจต้องเตรียม ได้แก่
- สำเนาทะเบียนบ้านของสถานที่ตั้ง
- หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่
- สำเนาบัตรประชาชนเจ้าของสถานที่
- สัญญาเช่า กรณีเช่าสถานที่
- แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่
ที่ตั้งสำนักงานใหญ่มีความสำคัญ เพราะจะปรากฏในข้อมูลนิติบุคคล และอาจใช้ต่อเนื่องในการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การติดต่อกรมสรรพากร และการติดต่อกับหน่วยงานราชการอื่น
8. เอกสารที่ต้องใช้ในการจดทะเบียนบริษัท
เอกสารหลักที่ใช้ในการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทจำกัด ได้แก่
- คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด แบบ บอจ.1
- แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- รายการจดทะเบียนจัดตั้ง แบบ บอจ.3
- รายละเอียดกรรมการ แบบ ก.
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น แบบ บอจ.5
- สำเนาหนังสือนัดประชุมตั้งบริษัท
- สำเนารายงานการประชุมตั้งบริษัท
- สำเนาข้อบังคับของบริษัท ถ้ามี
- สำเนาหลักฐานการรับชำระค่าหุ้น
- แบบ สสช.1
- แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการทุกคน
- หนังสือมอบอำนาจ กรณีมอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการแทน
รายการเอกสารอาจแตกต่างกันตามลักษณะของบริษัท โครงสร้างผู้ถือหุ้น ทุนจดทะเบียน หรือกรณีพิเศษ เช่น มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ หรือมีกรรมการต่างชาติ ดังนั้นก่อนยื่นจดทะเบียนควรตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วน
9. กรณีมีผู้ถือหุ้นต่างชาติหรือกรรมการต่างชาติ
หากบริษัทมีผู้ถือหุ้นต่างชาติ หรือมีกรรมการต่างชาติที่มีอำนาจลงนาม อาจต้องเตรียมเอกสารเพิ่มเติมตามเงื่อนไขของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
กรณีนี้ควรตรวจสอบให้รอบคอบก่อนยื่นจดทะเบียน เพราะหากเอกสารไม่ครบ หรือข้อมูลไม่ชัดเจน อาจถูกขอเอกสารเพิ่มเติม ทำให้กระบวนการจดทะเบียนล่าช้าได้
10. กรณีทุนจดทะเบียนสูง
หากบริษัทต้องการจดทะเบียนด้วยทุนจดทะเบียนสูง ควรตรวจสอบเงื่อนไขและเอกสารเพิ่มเติมก่อนยื่นจดทะเบียน โดยเฉพาะกรณีทุนจดทะเบียนเกินเกณฑ์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด
การกำหนดทุนจดทะเบียนควรเหมาะสมกับธุรกิจ ไม่ควรตั้งสูงเพียงเพื่อความน่าเชื่อถือโดยไม่มีแผนรองรับ เพราะอาจมีผลต่อการจัดทำเอกสาร การชำระค่าหุ้น และการอธิบายที่มาของเงินทุนในอนาคต
11. ค่าธรรมเนียมจดทะเบียนบริษัท
ค่าธรรมเนียมหลักในการจดทะเบียนบริษัทจำกัด ได้แก่
- จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทจำกัด
- หนังสือรับรอง
- ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียน
- รับรองสำเนาเอกสารคำขอจดทะเบียน
ค่าธรรมเนียมอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามประกาศหรือเงื่อนไขของหน่วยงานราชการ ดังนั้นก่อนยื่นจดทะเบียนควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอีกครั้ง
12. จดทะเบียนบริษัทได้ที่ไหน
การจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทสามารถดำเนินการได้ผ่านช่องทางของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสำนักงานพาณิชย์จังหวัดทั่วประเทศ
นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการผ่านระบบจดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล DBD Biz Regist ได้ ซึ่งช่วยให้การยื่นจดทะเบียนสะดวกขึ้นสำหรับผู้ประกอบการที่เตรียมเอกสารและข้อมูลครบถ้วนแล้ว
13. หลังจดทะเบียนบริษัทแล้ว ต้องทำอะไรต่อ
หลังจดทะเบียนบริษัทเรียบร้อยแล้ว เจ้าของกิจการไม่ควรหยุดเพียงแค่ได้รับหนังสือรับรองบริษัท เพราะบริษัทยังมีหน้าที่ด้านบัญชีและภาษีที่ต้องดำเนินการต่อให้ถูกต้อง เช่น
- เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท
- จัดทำบัญชีรายเดือน
- เก็บเอกสารรายรับ รายจ่าย และเอกสารประกอบบัญชี
- ยื่นภาษี ตามหน้าที่ของบริษัท
- ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากมีรายการที่เกี่ยวข้อง
- ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม หากบริษัทจด VAT
- จัดทำและยื่นงบการเงินประจำปี
- ยื่นแบบ ภ.ง.ด.50
- ยื่นบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นประจำปี
การวางระบบบัญชีและภาษีตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยให้บริษัทดำเนินธุรกิจได้อย่างถูกต้อง ลดความเสี่ยงเรื่องเอกสารไม่ครบ ยื่นภาษีล่าช้า หรืองบการเงินมีปัญหาในภายหลัง
หากเจ้าของธุรกิจต้องการเริ่มต้นอย่างถูกต้อง ACBEST สามารถช่วยดูแลทั้งงานบัญชีรายเดือน งานภาษี และการวางระบบเอกสารให้เหมาะสมกับธุรกิจ SME ได้
14. สรุป: จดทะเบียนบริษัทควรเตรียมอะไรบ้าง
โดยสรุป ก่อนจดทะเบียนบริษัท เจ้าของกิจการควรเตรียมข้อมูลและเอกสารหลักดังนี้
- ชื่อบริษัท
- วัตถุประสงค์ของบริษัท
- ทุนจดทะเบียน
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- รายชื่อกรรมการ
- อำนาจกรรมการ
- ที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- เอกสารเกี่ยวกับสถานที่ตั้งบริษัท
- แผนที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- สำเนาบัตรประชาชนกรรมการ
- เอกสารแบบฟอร์มจดทะเบียนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- เอกสารเพิ่มเติมกรณีมีต่างชาติหรือทุนจดทะเบียนสูง
หากเตรียมเอกสารครบตั้งแต่แรก การจดทะเบียนบริษัทจะดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น และช่วยให้ธุรกิจเริ่มต้นได้อย่างถูกต้อง
ACBEST ช่วยอะไรได้บ้าง
ACBEST Accounting and Consulting Co., Ltd. ให้บริการด้านบัญชี ภาษี จดทะเบียนบริษัท และที่ปรึกษาธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการ SME
หากคุณกำลังจะเปิดบริษัทใหม่ และต้องการวางระบบบัญชีและภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น ACBEST สามารถช่วยดูแลได้ตั้งแต่ขั้นตอนเตรียมเอกสาร จดทะเบียนบริษัท วางระบบบัญชีรายเดือน และให้คำปรึกษาด้านภาษี
ติดต่อ ACBEST เพื่อขอคำปรึกษาเบื้องต้น
โทร: 02-077-9191
LINE ID: acbest59