จดทะเบียนบริษัท ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

1. ข้อมูลบริษัทที่ต้องตกลงกันก่อนยื่นจดทะเบียน

1.1 ชื่อบริษัท

ควรเตรียมชื่อภาษาไทยและภาษาอังกฤษสำรองไว้ 2–3 ชื่อ เพราะชื่อที่ต้องการอาจซ้ำ คล้ายกับนิติบุคคลเดิม หรือไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์การตั้งชื่อนิติบุคคล เมื่อชื่อได้รับอนุมัติแล้ว ต้องใช้ชื่อให้ตรงกันในเอกสารทุกฉบับ

1.2 ผู้เริ่มก่อการและผู้ถือหุ้น

บริษัทจำกัดต้องมีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คน และผู้เริ่มก่อการแต่ละคนต้องจองซื้อหุ้นอย่างน้อยคนละ 1 หุ้น ควรตกลงสัดส่วนการถือหุ้น สิทธิออกเสียง และบทบาทของแต่ละคนให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น หลังจัดตั้งแล้ว บริษัทควรรักษาจำนวนผู้ถือหุ้นไว้ไม่น้อยกว่า 2 คน

ข้อมูลที่ควรเตรียมสำหรับผู้เริ่มก่อการและผู้ถือหุ้นแต่ละคน ได้แก่

• ชื่อและนามสกุลตามเอกสารประจำตัว
• เลขประจำตัวประชาชนหรือข้อมูลหนังสือเดินทาง
• วันเดือนปีเกิด สัญชาติ อาชีพ และที่อยู่
• จำนวนหุ้น มูลค่าหุ้น และจำนวนค่าหุ้นที่ชำระ
• อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้ยืนยันตัวตนในระบบ

1.3 วัตถุประสงค์ของบริษัท

วัตถุประสงค์ต้องครอบคลุมกิจการที่จะดำเนินการจริง เช่น ขายสินค้า ให้บริการ รับเหมา ให้คำปรึกษา ธุรกิจออนไลน์ นำเข้า หรือส่งออก ไม่ควรคัดลอกวัตถุประสงค์จำนวนมากโดยไม่ตรวจสอบ เพราะธุรกิจบางประเภทต้องได้รับใบอนุญาตหรือความเห็นชอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ

1.4 ทุนจดทะเบียนและค่าหุ้นที่ชำระแล้ว

ต้องกำหนดทุนจดทะเบียน จำนวนหุ้น และมูลค่าหุ้นให้สัมพันธ์กัน โดยมูลค่าหุ้นต้องไม่น้อยกว่าหุ้นละ 5 บาท และในขั้นตอนจัดตั้งบริษัท ต้องเรียกชำระค่าหุ้นไม่น้อยกว่า 25% ของมูลค่าหุ้นแต่ละหุ้น

ตัวอย่าง: หากทุนจดทะเบียน 1,000,000 บาท แบ่งเป็น 10,000 หุ้น มูลค่าหุ้นละ 100 บาท และเรียกชำระ 25% บริษัทจะมีทุนที่เรียกชำระแล้ว 250,000 บาท เงินค่าหุ้นควรมีการชำระจริงและมีหลักฐานตรวจสอบได้ ไม่ควรกำหนดทุนสูงเพียงเพื่อสร้างภาพความน่าเชื่อถือ

1.5 กรรมการและอำนาจลงนาม

ต้องระบุว่าใครเป็นกรรมการ และกรรมการคนใดมีอำนาจลงนามผูกพันบริษัท เช่น “กรรมการหนึ่งคนลงลายมือชื่อ” หรือ “กรรมการสองคนลงลายมือชื่อร่วมกันและประทับตราบริษัท” เงื่อนไขนี้จะมีผลต่อการเปิดบัญชีธนาคาร การทำสัญญา และการติดต่อหน่วยงานต่าง ๆ

1.6 ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

ในการประชุมจัดตั้งบริษัทต้องแต่งตั้งผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและกำหนดค่าตอบแทน จึงควรประสานผู้สอบบัญชีและเตรียมชื่อพร้อมเลขทะเบียนผู้สอบบัญชีก่อนยื่นคำขอ ผู้สอบบัญชีต้องเป็นบุคคลที่เป็นอิสระและไม่มีลักษณะต้องห้ามตามกฎหมาย

2. ข้อมูลบุคคลและเอกสารสถานที่ที่ควรเตรียม

2.1 เอกสารประจำตัว

• ข้อมูลบัตรประชาชนของผู้เริ่มก่อการ ผู้ถือหุ้น และกรรมการ
• หนังสือเดินทางและเอกสารรับรองที่เกี่ยวข้อง กรณีเป็นชาวต่างชาติ
• ข้อมูลที่อยู่ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้เกี่ยวข้อง
• หนังสือมอบอำนาจ หากมอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการในส่วนที่ระบบหรือหลักเกณฑ์อนุญาต

2.2 ที่ตั้งสำนักงานใหญ่

• เลขที่ตั้ง อาคาร ชั้น ห้อง หมู่ ซอย ถนน แขวง/ตำบล เขต/อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์
• เลขรหัสประจำบ้านของสถานที่ตั้ง
• แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่และสถานที่สำคัญใกล้เคียง
• เบอร์โทรศัพท์และอีเมลของบริษัท

หากใช้บ้านหรือสถานที่เช่าเป็นสำนักงาน ควรเตรียมสำเนาทะเบียนบ้าน หนังสือยินยอมจากเจ้าของสถานที่ สำเนาบัตรประชาชนเจ้าของสถานที่ และสัญญาเช่าไว้ด้วย เอกสารเหล่านี้อาจไม่ได้ใช้ทุกฉบับในการจดทะเบียนจัดตั้ง แต่มีโอกาสต้องใช้ต่อในการเปิดบัญชีธนาคาร การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือการติดต่อหน่วยงานอื่น

3. เอกสารที่ใช้ในการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท

แบบคำขอหลายรายการจัดทำจากข้อมูลในระบบ DBD Biz Regist ผู้ประกอบการจึงไม่จำเป็นต้องพิมพ์แบบเปล่าทุกฉบับล่วงหน้า แต่ต้องเตรียมข้อมูลให้ครบเพื่อให้ระบบสร้างเอกสารได้ถูกต้อง

เอกสารหลักตามคู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยทั่วไปประกอบด้วย

1. คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด (แบบ บอจ.1)
2. แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
3. หนังสือบริคณห์สนธิ (แบบ บอจ.2)
4. รายการจดทะเบียนจัดตั้ง (แบบ บอจ.3)
5. แบบวัตถุที่ประสงค์ (แบบ ว.)
6. รายละเอียดกรรมการ (แบบ ก.)
7. ใบแจ้งผลการจองชื่อนิติบุคคลที่ยังไม่หมดอายุ
8. สำเนาหนังสือนัดประชุมตั้งบริษัท
9. สำเนารายงานการประชุมตั้งบริษัท
10. ข้อบังคับของบริษัท ถ้ามี
11. หลักฐานการรับชำระค่าหุ้นตามกรณีที่กำหนด
12. บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (แบบ บอจ.5)
13. แบบ สสช.1
14. แผนที่แสดงที่ตั้งสำนักงานใหญ่
15. หลักฐานอนุญาตหรือความเห็นชอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หากเป็นธุรกิจควบคุม
16. หนังสือมอบอำนาจและเอกสารประกอบ หากมีการมอบอำนาจ

รายการจริงอาจแตกต่างตามโครงสร้างบริษัทและวิธีดำเนินการ ควรตรวจสอบอีกครั้งจาก แบบฟอร์มบริษัทจำกัดของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และข้อมูลที่ระบบแจ้งในวันที่ยื่นคำขอ

4. กรณีใดต้องเตรียมเอกสารเพิ่มเติม

4.1 มีผู้ถือหุ้นต่างชาติหรือกรรมการต่างชาติ

ต้องตรวจสอบทั้งเอกสารประจำตัว สัดส่วนการถือหุ้น ประเภทธุรกิจ และข้อจำกัดตามกฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว ในบางโครงสร้าง ผู้ถือหุ้นสัญชาติไทยอาจต้องแสดงหลักฐานฐานะการเงิน เพื่อยืนยันแหล่งที่มาของเงินลงทุนตามหลักเกณฑ์ของนายทะเบียน

4.2 ทุนจดทะเบียนเกิน 5 ล้านบาท

หากทุนที่ขอจดทะเบียน เกิน 5 ล้านบาท ต้องจัดส่งเอกสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงทุนและการชำระค่าหุ้นตามคำสั่งของสำนักงานทะเบียนหุ้นส่วนบริษัทกลาง จึงควรวางแผนเส้นทางเงินและเก็บหลักฐานการชำระค่าหุ้นให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

4.3 ประกอบธุรกิจที่ต้องได้รับอนุญาต

ธุรกิจบางประเภท เช่น การเงิน ประกันภัย โรงเรียน ท่องเที่ยว จัดหางาน ขนส่ง สถานพยาบาล หรือกิจการที่มีกฎหมายเฉพาะ อาจต้องได้รับอนุญาต ได้รับความเห็นชอบ หรือมีคุณสมบัติเพิ่มเติมก่อนเริ่มประกอบกิจการ การจดทะเบียนบริษัทสำเร็จไม่ได้หมายความว่าสามารถเริ่มธุรกิจควบคุมได้ทันที