เปิดบริษัทใหม่ ต้องทำบัญชีและยื่นภาษีอะไรบ้าง

1. บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีหรือไม่

ต้องทำบัญชี แม้บริษัทยังไม่มีรายได้หรือยังไม่ได้เริ่มดำเนินกิจการ บริษัทจำกัดเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย และต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด

ข้อมูลทางบัญชีช่วยให้เจ้าของธุรกิจทราบว่า

• บริษัทมีรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรหรือขาดทุนเท่าไร
• มีเงินสด เงินฝาก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และภาษีค้างจ่ายเท่าไร
• เอกสารใดขาดหรือมีความเสี่ยงก่อนถึงกำหนดยื่นภาษี
• มีข้อมูลเพียงพอสำหรับปิดงบและวางแผนธุรกิจหรือไม่

บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีควรเก็บรักษาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี เว้นแต่กฎหมายหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

2. สิ่งที่ควรจัดเตรียมทันทีหลังจดทะเบียนบริษัท

• หนังสือรับรองบริษัท หนังสือบริคณห์สนธิ และบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
• รายละเอียดกรรมการ อำนาจลงนาม และที่ตั้งสำนักงานใหญ่
• บัญชีธนาคารในนามบริษัท พร้อมกำหนดผู้มีอำนาจทำรายการ
• ข้อมูลผู้ทำบัญชีและรอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท
• ระบบออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี หากเกี่ยวข้อง
• ช่องทางยื่นแบบออนไลน์ของกรมสรรพากรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• วิธีและวันที่ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือน

3. เอกสารบัญชีที่ควรส่งทุกเดือน

1. เอกสารรายรับ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และรายงานยอดขายจากแพลตฟอร์ม
2. เอกสารรายจ่าย เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีซื้อ ใบสำคัญจ่าย และหลักฐานการชำระเงิน
3. เอกสารธนาคาร เช่น Bank Statement หลักฐานการโอน รายการบัตรของบริษัท และเอกสารเงินกู้
4. เอกสารพนักงาน เช่น รายงานเงินเดือน สลิปเงินเดือน รายการหักภาษี และข้อมูลประกันสังคม
5. สัญญาและเอกสารสำคัญ เช่น สัญญาเช่า สัญญาบริการ สัญญาซื้อขาย สัญญากู้ยืม และเอกสารซื้อทรัพย์สิน
6. แบบภาษีและใบเสร็จ รวมถึงหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และรายงานภาษีซื้อ–ภาษีขาย หากบริษัทจด VAT

ควรแยกเอกสารตามเดือนและชำระเงินผ่านบัญชีบริษัท เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ การมีรายจ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เหมาะสม อาจทำให้บันทึกบัญชีไม่ครบ ใช้สิทธิภาษีไม่ได้ หรือเกิดข้อสงสัยเมื่อมีการตรวจสอบ

4. ภาษีรายเดือนที่บริษัทเปิดใหม่อาจต้องยื่น

บริษัทแต่ละแห่งไม่ได้ยื่นแบบเหมือนกันทั้งหมด ต้องพิจารณาจากประเภทธุรกิจ รายการจ่าย การจ้างพนักงาน และสถานะการจดทะเบียน VAT

5. บริษัทเปิดใหม่ต้องจด VAT เมื่อไร

หากบริษัทขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในบังคับ VAT และมีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องยื่นคำขอจดทะเบียน VAT ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยทั่วไปคือภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกินเกณฑ์

อย่างไรก็ตาม กิจการบางประเภทได้รับยกเว้น VAT จึงต้องพิจารณาทั้งลักษณะธุรกิจและประเภทของรายรับ ไม่ควรดูเฉพาะยอดเงินเข้าบัญชีธนาคาร

เมื่อจด VAT แล้ว บริษัทควรวางระบบอย่างน้อยดังนี้

• ออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องเมื่อความรับผิดทางภาษีเกิดขึ้น
• ตรวจความครบถ้วนของใบกำกับภาษีซื้อก่อนใช้สิทธิ
• จัดทำรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย
• ยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน แม้บางเดือนไม่มีรายการ
• กระทบยอดรายได้ทางบัญชีกับรายงานภาษีขายและแบบ ภ.พ.30

6. ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51 ต่างกันอย่างไร

ภ.ง.ด.50: ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี

บริษัทต้องยื่น ภ.ง.ด.50 ภายใน 150 วัน นับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี แม้รอบบัญชีปีแรกจะไม่ครบ 12 เดือน หรือบริษัทไม่มีรายได้ ก็ยังมีหน้าที่ยื่นแบบ

ภ.ง.ด.51: ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี

โดยทั่วไป บริษัทที่มีรอบระยะเวลาบัญชีไม่น้อยกว่า 12 เดือน มีหน้าที่ยื่น ภ.ง.ด.51 ภายใน 2 เดือน นับแต่วันสุดท้ายของรอบ 6 เดือนแรกของรอบบัญชี แต่หากเป็นรอบระยะเวลาบัญชีแรกที่สั้นกว่า 12 เดือน ไม่ต้องยื่น ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบนั้น

สำหรับกิจการทั่วไป ภ.ง.ด.51 คำนวณจากประมาณการกำไรสุทธิ หากประมาณการกำไรสุทธิขาดไปเกินร้อยละ 25 โดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจมีเงินเพิ่มตามกฎหมาย จึงควรประมาณการจากข้อมูลจริงและแผนงานที่มีหลักฐานรองรับ

7. งบการเงินประจำปีต้องทำและยื่นเมื่อไร

กระบวนการปิดงบของบริษัทจำกัดโดยทั่วไปประกอบด้วย

1. บันทึกบัญชีและปรับปรุงรายการปลายปีให้ครบถ้วน
2. จัดทำงบการเงินและหมายเหตุประกอบงบการเงิน
3. ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบและแสดงความเห็น
4. นำงบการเงินเสนอที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติภายในกำหนด
5. ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในกำหนด
6. ยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากรภายใน 150 วันนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี

บริษัทที่ไม่มีรายได้หรือยังไม่ได้ดำเนินกิจการ ยังต้องจัดทำและนำส่งงบการเงินประจำปีและยื่น ภ.ง.ด.50 ตราบเท่าที่ยังเป็นนิติบุคคลและยังไม่เสร็จสิ้นการชำระบัญชี

8. ถ้ามีพนักงาน บริษัทต้องทำอะไรเพิ่ม

• จัดทำทะเบียนและข้อมูลการจ้างงานของพนักงาน
• จัดทำเงินเดือน สลิปเงินเดือน และหลักฐานการจ่าย
• คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือน
• ยื่น ภ.ง.ด.1 เมื่อบริษัทมีหน้าที่
• ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายประจำปี
• ขึ้นทะเบียนนายจ้างและแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนภายในกำหนด
• คำนวณและนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกเดือน

เมื่อเริ่มมีลูกจ้าง ควรดำเนินการเรื่องประกันสังคมทันที ไม่ควรรอให้พนักงานผ่านช่วงทดลองงานก่อน เพราะหน้าที่การขึ้นทะเบียนพิจารณาจากการเป็นลูกจ้างตามเงื่อนไข

9. ความผิดพลาดที่บริษัทเปิดใหม่มักพบ

• ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับ–จ่ายเงินของบริษัท
• ถอนเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัวโดยไม่บันทึกให้ถูกต้อง
• ไม่เก็บใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา หรือหลักฐานการโอน
• ไม่ตรวจว่ารายการจ่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
• ออกใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง หรือใช้ภาษีซื้อจากเอกสารที่ไม่ครบ
• ไม่ติดตามรายรับสะสมจนเกินเกณฑ์จด VAT
• เข้าใจผิดว่าบริษัทไม่มีรายได้จึงไม่ต้องทำบัญชีหรือยื่นงบ
• รวบรวมเอกสารทั้งปีให้สำนักงานบัญชีครั้งเดียวเมื่อใกล้ปิดงบ

ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจทำให้ข้อมูลบัญชีคลาดเคลื่อน ใช้สิทธิภาษีไม่ได้ และเกิดค่าปรับ เบี้ยปรับ หรือเงินเพิ่ม จึงควรกำหนดผู้รับผิดชอบและวันส่งเอกสารให้ชัดเจนตั้งแต่เดือนแรก

10. เช็กลิสต์บัญชีและภาษีสำหรับบริษัทเปิดใหม่

คำถามที่พบบ่อย